8. Communicatie

Begin van het jaar ontvingen alle belanghebbenden informatie over de pensioenregeling 2024. Daarnaast worden jaarlijks alle communicatie-uitingen, waaronder wettelijk verplichte brieven, begin van het jaar geactualiseerd op basis van de nieuwe parameters. Ook werd begin 2024 de specificatie eerste betaling 2024, jaaropgave en toelichtingen verzonden. Hiermee geven we inzicht in de eigen situatie. Uiteraard werden ook  de verplichte Uniforme Pensioenoverzichten (UPO’s) verzonden aan alle betrokkenen. Ook hebben we, voor zover van toepassing, voldaan aan wettelijke rapportage verplichtingen met betrekking tot de uitvoering van het ESG-beleid, Europese wetgeving en het IMVB-convenant.

Wij hebben als ambitie om actief in gesprek te gaan met stakeholders en informatie over pensioenen en het fonds te geven en een dialoog te voeren. In het eerste kwartaal organiseerde het fonds een bijeenkomst voor een groot notariskantoor. De sessie is wederzijds als zeer positief ontvangen. Het fonds besloot naar aanleiding van deze bijeenkomst meer werkgevers te benaderen voor samenwerking richting benadering van (hun) deelnemers. In het vierde kwartaal van 2024 is een start gemaakt met het organiseren van speciale bijeenkomsten bij werkgevers voor hun deelnemers, de zogenaamde ‘road-shows’. Aan de orde kwamen ook de huidige pensioenregeling en de komst van de nieuwe regels voor pensioen. Deze bijeenkomsten worden ook komend jaar weer georganiseerd. Wij waren daarnaast ook  aanwezig op een aantal regionale ring-vergaderingen van notarissen en kandidaat-notarissen van de KNB.

De middelen die voor communicaties werden ingezet zijn voornamelijk brieven en mails, de website, onze LinkedIn pagina, nieuwsbrieven, (online) bijeenkomsten en telefonisch contact via de Pensioendesk. Er zijn meerdere digitale nieuwsbrieven met actuele informatie verzonden aan (ex-)deelnemers, pensioengerechtigden, werkgevers en administratiekantoren. Er zijn fysieke en online bijeenkomsten aangeboden, waar ook terugkijkmogelijkheden via filmopnames voor werden ingezet. Daarnaast zijn campagnes gevoerd bijvoorbeeld voor het vergroten van de digitale bereikbaarheid van deelnemers en het vergroten van pensioeninzicht bij de deelnemers van 55 jaar en ouder.

Voor werkgevers werd een campagne uitgerold om werknemers die bijna met pensioen gaan te kunnen ondersteunen. Onderdeel van de campagne is een checklist die een werkgever kan gebruiken om zorgvuldig alle stappen met een werknemer door te lopen. Het fonds helpt zo de werkgevers om hun medewerkers te helpen. Dit vergroot het vertrouwen van werkgevers in het fonds.

Een belangrijk thema in communicatie is de komst van de nieuwe regels voor pensioen. Wij namen dit onderwerp mee in onze communicaties, naast een themapagina op de website. Meer informatie staat in hoofdstuk 3.

In het tweede kwartaal ontstond een vacature voor bestuurslid namens de pensioengerechtigden. Hiervoor zijn verkiezingen gehouden. De uitkomst is op de website en via nieuwsbrieven gedeeld.