9. Bevindingen raad van toezicht en oordeel verantwoordingsorgaan

Ook in 2024 is hard gewerkt aan de voorbereidingen op de implementatie van de Wet Toekomst Pensioenen (hierna: Wtp) in combinatie met het borgen van de continuïteit van het bestaande contract. Het fonds ligt ten aanzien van de nieuwe pensioenregeling op planning en tegelijkertijd is de continuïteit van de pensioenuitvoering van de bestaande regeling goed geborgd. De voorbereidingen op de implementatie van de Wtp zijn gestaag verdergegaan. De oplevering van het transitieplan door sociale partners is een belangrijke mijlpaal die richting geeft aan het fonds voor de in 2025 geplande oplevering van het implementatieplan.

De rvt constateert dat het fonds na overleg met de pensioenuitvoerder de beoogde invoeringsdatum van de nieuwe pensioenregeling onder Wtp heeft vastgesteld op 1 januari 2027. De rvt wijst erop dat deze datum onzekerheden kent mede ook vanwege verdere vertraging in 2024 van de planning van de pensioenuitvoerder van het fonds, TKP.

De samenwerking tussen het bestuur, de rvt en het verantwoordingsorgaan is goed. Gesprekken met het voltallige bestuur, individuele bestuursleden, de sleutelfunctiehouders, controlerend accountant en de certificerend actuaris vormen mede de input op deze rapportage.

De rvt heeft zich een beeld en een oordeel gevormd over het beleid van het bestuur. In algemene zin is de rvt van mening dat zowel de beleidsvorming als de uitvoering van de primaire processen goed op orde zijn. Voor een fonds dat vrijwel de volledige uitvoering heeft uitbesteed is de beheersing van deze uitbesteding goed georganiseerd. De sterke afhankelijkheid van uitbestedingspartijen, in combinatie met een relatief klein bestuursbureau, die deze partijen aanstuurt, blijft onverminderd een aandachtspunt. Zeker gegeven de vele additionele werkzaamheden die het bestuur en het bestuursbureau in het kader van Wtp moeten verrichten. 

De rvt is belast met het toezien op adequate risicobeheersing. De rvt heeft dit onderdeel van het wettelijk toezicht invulling gegeven door het bestuderen en bespreken van relevante documentatie zoals de uitkomsten van de risicomanagementdagen en rapportages over dit onderwerp. Deze besprekingen hebben op reguliere basis plaatsgevonden met leden van het bestuur en de sleutelfunctiehouder Risicobeheer.
Op basis hiervan concludeert de rvt dat het risicobeheersingssysteem in 2024 naar behoren gefunctioneerd heeft. Alhoewel zeker verbetering zichtbaar is, blijft een aandachtspunt het expliciteren van de risico’s en mitigerende maatregelen van de eerstelijns fondsorganen en de risico opinie door het tweedelijns risicomanagement zodanig dat dit zichtbaar en traceerbaar meegewogen wordt bij de besluitvorming in het bestuur.

De rvt heeft op basis van aanwezigheid bij bestuursvergaderingen en notities en notulen van bestuursvergaderingen geconstateerd dat het bestuur bij te nemen beslissingen stil staat bij de impact die deze beslissingen kunnen hebben op de (financiële)positie voor de diverse geledingen binnen het fonds. Ook ziet de rvt dat bij de beleidsvorming over de transitie in het kader van de Wtp evenwichtige belangenafweging een cruciaal onderdeel is. De positieve samenwerking en interactie tussen bestuur en verantwoordingsorgaan helpt hierbij. Ook hier is een goede vastlegging en traceerbaar proces een aandachtspunt.

De rvt is van mening dat het huidige bestuursmodel steeds beter functioneert. Ook de evaluatie door het bestuur van de rol van de portefeuillehouders en sleutelfunctiehouders en de aanscherping daarvan beoordeelt de rvt positief. Punt van aandacht voor de rvt is geweest de verkiezing van en benoeming op de bestuurszetel namens pensioengerechtigden. Doordat in de eerste verkiezingsronde naar het oordeel van het bestuur geen geschikte kandidaten konden worden gevonden is een nieuwe verkiezing noodzakelijk gebleken. Deze ronde is succesvol afgerond waardoor het bestuur 2024 voltallig heeft kunnen afsluiten. De rvt heeft aangedrongen op evaluatie van het proces en het verwerken van de leerpunten in de gehanteerde draaiboeken, statuten en reglementen.

Gedurende het jaar heeft de rvt voorafgaand aan de verkiezing het functieprofiel voor een bestuurslid als vertegenwoordiger namens de pensioengerechtigden goedgekeurd. In 2024 heeft de rvt in het kader van de herbenoeming van een bestuurslid een gesprek gevoerd met dit bestuurslid. Het bestuurslid is herbenoemd. Ook heeft de rvt zijn goedkeuring verleend aan de wijziging van een aantal reglementen. In breder perspectief is aandacht gevraagd voor het thema diversiteit bij de samenstelling van het bestuur, ook naar de toekomst toe, mede in het licht van de gemaakte keuzes.

1. Nieuwe pensioencontract

Generiek is de rvt positief over de vorderingen die het fonds heeft gemaakt in de voorbereiding van de uitvoering van de  nieuwe pensioenregeling. De rvt heeft kunnen vaststellen dat de projectorganisatie in 2024 verbeterd is, dat er een gedetailleerde planning ligt waar actief op gestuurd wordt en dat de informatievoorziening aan rvt over de voortgang eveneens verbeterd is.

• Voortgang mijlpalenplanning
  De voortgang lijkt gegeven de beoogde implementatiedatum op vrijwel alle aspecten voldoende te zijn. Wel is een aantal mijlpalen naar achteren geschoven zoals de oplevering van het implementatieplan. De rvt is hierover goed geïnformeerd.
• Voortgang en afronding datakwaliteit
  De voortgang is positief. Datakwaliteit is overall van goed niveau. Een beperkte set onjuiste/onzekere data is geïdentificeerd en er ligt een haalbaar plan voor correctie.
• Oplevering en toetsing implementatieplan en communicatieplan.
  Met betrekking tot het implementatie plan vraagt de rvt aandacht voor de overgang van de feitelijke beleggingen van de huidige regeling onder FTK naar de toekomstige beleggingen onder Wtp. Het bestuur heeft in 2024 besloten de renteafdekking te verhogen om de dekkingsgraad te beschermen. De rvt vindt het van belang dat in het implementatieplan wordt vastgelegd hoe deze verhoging na transitie in lijn wordt gebracht met het dan geldende strategische beleggingsbeleid en rente afdekking, en wat de mogelijke effecten kunnen zijn voor de diverse deelnemersgroepen.
  Eerste draft communicatieplan is opgeleverd waarvan de rvt kennis heeft genomen.
• Beheersing risico afhankelijkheid pensioenuitvoerder en de daarbij komende kosten.
  De beperkte voortgang die de pensioenuitvoerder maakt bij de ontwikkeling van de IT-systemen baart de rvt zorgen. Het leidt tot een ongewenste ophoping van fondsen die naar verwachting per 1 januari 2027 willen overgaan naar een nieuwe pensioenregeling en verhoogt het implementatierisico.

1. Nieuwe pensioenregeling

• Voortgang mijlpalenplanning
• Voortgang en afronding datakwaliteit.
• Oplevering en toetsing implementatieplan en communicatieplan, waarbij de rvt benadrukt het belang van het leren van de ervaringen van de eerste fondsen die zijn overgegaan op 1 januari 2025 naar de nieuwe Wtp.
• Beheersing risico afhankelijkheid pensioenuitvoerder.

2. Risicobereidheid en evenwichtige belangenafweging.

3. Aanpassingen vermogensbeheer als gevolg van Wtp en relatie tussen pensioenuitvoerder en vermogensbeheerder.

4. Invulling twee vacatures als gevolg van aflopen benoemingstermijnen van leden rvt.

De raad van toezicht spreekt - afsluitend - waardering uit voor de grote inzet van het bestuur, het bestuursbureau en alle andere betrokkenen bij de werkzaamheden in het verslagjaar.

Den Haag, 24 februari 2025

Namens de raad van toezicht,
drs. P. Braams, voorzitter

Het verantwoordingsorgaan geeft jaarlijks een oordeel over het door het bestuur gevoerde beleid en de uitvoering ervan. Dit oordeel gaat over het verslagjaar 2024.

Het verantwoordingsorgaan heeft in 2024 acht keer zelfstandig vergaderd, drie keer met het bestuur en twee keer met de raad van toezicht. Bovendien zijn de leden van het verantwoordingsorgaan in extra (online) bijeenkomsten met afgevaardigden van het bestuur, het bestuursbureau en de programmamanager uitgebreid geïnformeerd over de voortgang van het INPC-project. Ook waren de leden van het verantwoordingsorgaan aanwezig bij een studiedag over het Communicatieplan Wtp en waren leden van het verantwoordingsorgaan aanwezig tijdens informatiebijeenkomsten voor deelnemers en pensioengerechtigden. Al deze overleggen, de bestuurlijke verslaglegging en het bestuursverslag geven een duidelijk beeld van het door het bestuur gevoerde beleid in 2024. Hierover wordt door het verantwoordingsorgaan een oordeel gegeven.

Het oordeel van het verantwoordingsorgaan is verwoord aan de hand van

de volgende speerpunten:

• Governance en effectiviteit van het bestuur
• Risicohouding van het fonds
• Het nieuwe pensioenstelsel en communicatie
• De kosten van Pensioenfonds Notariaat

Het verantwoordingsorgaan heeft in 2024 het contact met het bestuur als goed ervaren. Dit geldt voor zowel de vergaderingen als het informele contact op de studiedagen en informatiesessies die vooral in het teken stonden van het nieuwe pensioenstelsel.

Het bestuur overlegt op constructieve wijze met de KNB en de BMN. De contouren van het premiebesluit zijn tijdig besproken en er is aandacht voor het beoordelen van de evenwichtigheid van de feitelijke premieheffing, voor de verschillende deelnemers van het fonds.

De relatie met de pensioenuitvoeringsorganisatie TKP is in 2024 verbeterd. Dit kwam in 2024 tot uiting in een werkbezoek aan TKP in Groningen.

Het verantwoordingsorgaan heeft positief geadviseerd over het beloningsbeleid dat in 2024 is aangepast naar aanleiding van de wijziging in de formatie van het dagelijks bestuur. Het verantwoordingsorgaan is teleurgesteld dat een degelijke vergelijking van het beloningsbeleid met vergelijkbare fondsen uitblijft. Een geschikt moment hiervoor zou zijn na de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel. Het verantwoordingsorgaan waardeert de grote inzet van alle bestuursleden in een veeleisende en bijzondere tijd. Tegelijk heeft het verantwoordingsorgaan de indruk dat de bestuurders een passende beloning ontvangen voor hun werkzaamheden die overeenkomen met de voorwaarden bij vergelijkbare fondsen. Het verantwoordingsorgaan heeft het bestuur gevraagd om een duidelijker beleid te voeren voor de vergoedingen die worden betaald bij tijdelijke ziekte of afwezigheid van een bestuurder.

In verband met herbenoeming van een lid van de raad van toezicht en opvolging van een volgens rooster aftredend lid van de raad van toezicht bracht het verantwoordingsorgaan twee keer een positief advies uit over een functieprofiel van een lid van de raad van toezicht.

In 2024 heeft het verantwoordingsorgaan positief geadviseerd over het verkiezingsreglement voor een vertegenwoordiger van de pensioengerechtigden. Ter voorbereiding van de verkiezingen voor het verantwoordingsorgaan in 2025 is positief geadviseerd over een verkiezingsreglement. De verkiezingen worden gehouden omdat vier leden volgens rooster aftreden in april 2025.

Het verantwoordingsorgaan waardeert dat het bestuur de volledige bestuursverslagen en de voortgangsrapportages over de implementatie van het nieuwe pensioencontract (INPC) deelt.  

Na de voorbereidingen in 2023 heeft het fonds de risicohouding van het fonds vastgesteld. Het verantwoordingsorgaan bracht hierover een positief advies uit.

Het verantwoordingsorgaan heeft in 2024 de doelstellingen en beleidsuitgangspunten na transitie in de vergadering besproken en hierover advies uitgebracht aan het bestuur. Het verantwoordingsorgaan vindt het vooral van belang dat het fonds de deelnemers van Pensioenfonds Notariaat goede informatie over de keuzemogelijkheden verstrekt. De deelnemers worden geacht om zelf een keuze te maken en hiervoor zelf verantwoording te dragen.

In het jaar 2024 zijn de voorbereidingen voor de overgang naar de nieuwe regels voor pensioen voortgezet. Het verantwoordingsorgaan oordeelt dat het bestuur de aandacht goed verdeelt over de te maken beleidskeuzes waarbij telkens aandacht is voor een evenwichtige afweging van belangen van alle (gewezen) deelnemers.

Het beeld van het verantwoordingsorgaan is dan ook dat er sprake is van evenwichtige besluitvorming. De overgang naar het nieuwe stelsel leidt voor de deelnemers tot een situatie die beter uitlegbaar is en waarbij de kosten inzichtelijk zijn.

Uit de informatiesessies ontstaat het beeld dat er geen groepen zijn voor wie de transitie voorzienbaar negatief uitpakt. Bij een gelijkblijvende dekkingsgraad lijkt de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel voor gepensioneerden zelfs positief uit te pakken.

Hoewel het verantwoordingsorgaan positief is over de voorbereiding voor de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel, zijn er ook zorgen over de voortgang omdat het fonds de ingangsdatum steeds verder naar de toekomst moest verschuiven.

Ook heeft het verantwoordingsorgaan zorg over de houding van de “Vereniging Pensioengerechtigden Notariaat” (VPN), hetgeen onevenredig veel aandacht vraagt van het fonds. Terwijl de belangen van de deelnemers en de gepensioneerden juist te lijken gediend bij een snelle overgang naar het nieuwe stelsel, lijkt de VPN dit eerder te willen blokkeren dan te faciliteren.

Eind 2024 heeft het bestuur het transitieplan van sociale partners ontvangen.

Het verantwoordingsorgaan ziet dat het fonds actief via Roadshows met stakeholders in gesprek gaat om informatie over pensioenen en het fonds te geven. Deze ontwikkeling wordt met belangstelling gevolgd. Het verantwoordingsorgaan ziet graag dat deze informatie voor alle deelnemers beschikbaar wordt gemaakt in een webinar of podcast.

De uitvoeringskosten van het fonds zijn in 2024 ten opzichte van het voorgaande verslagjaar opnieuw fors gestegen. Dit is met name veroorzaakt door projectkosten voor INPC vanwege de voorbereiding van de transitie in het kader van de Wet toekomst pensioenen. Ook is sprake van éénmalige kosten voor de inrichting van DORA. Het verantwoordingsorgaan beoordeelt de kosten als noodzakelijk en van tijdelijke aard. De relatief bescheiden kosten van het vermogensbeheer zijn een welkome tegenhanger van de grote maar noodzakelijke kosten bij de overgang naar een nieuw stelsel. Om het fonds succesvol en zelfstandig te laten voortbestaan, lijkt het van groot belang dat de kosten per deelnemer gaan dalen.

In 2024 is de samenstelling van het verantwoordingsorgaan gewijzigd omdat de heer H.R. Grievink om persoonlijke redenen vervroegd heeft moeten aftreden. Het verantwoordingsorgaan bedankt de heer Grievink voor de korte periode dat hij zich heeft ingezet voor de deelnemers in het fonds. Zijn plaats is per 25 april 2024 ingenomen door mevrouw J.M.E. Loman.

Het verantwoordingsorgaan adviseert het bestuur om zich samen met de sociale partners en de KNB in te spannen voor een ‘kweekvijver voor vertegenwoordigers in de verschillende pensioenorganen’ zodat bij toekomstige verkiezingen van het verantwoordingsorgaan meer personen beschikbaar zijn.

Het verantwoordingsorgaan heeft kennisgenomen van de bevindingen van de raad van toezicht. Het verantwoordingsorgaan onderschrijft de aanbevelingen van de raad van toezicht. Het verantwoordingsorgaan waardeert het professionele optreden van de raad van toezicht en de constructieve dialoog van de raad van toezicht met het bestuur.

Per 1 maart 2025 is mevrouw C.A.M. van Eggermond afgetreden na twee volledige termijnen. Het verantwoordingsorgaan bedankt mevrouw Van Eggermond hartelijk voor de lange periode dat zij zich heeft ingezet voor het fonds.

Het verantwoordingsorgaan zal voor 2025 de volgende speerpunten hanteren:

• Governance en effectiviteit van het bestuur en de optimale inzet van bestuursbureau
• Het nieuwe pensioenstelsel en de daarbij horende communicatie
• De kosten van het Pensioenfonds Notariaat

Het verantwoordingsorgaan zal ook de door de raad van toezicht gestelde aandachtspunten monitoren.

Het verantwoordingsorgaan komt tot het oordeel dat het bestuur in het afgelopen jaar goed heeft gefunctioneerd. De belangen van alle bij het fonds betrokken belanghebbenden heeft het bestuur hierbij op een zorgvuldige wijze afgewogen. Het verantwoordingsorgaan heeft vertrouwen dat het bestuur de uitgesproken bevindingen opvolgt en waardeert de inzet van het bestuur en alle bij het fonds betrokkenen. Het verantwoordingsorgaan ziet uit naar het voortzetten van de samenwerking met het bestuur. Ook bedankt het verantwoordingsorgaan alle medewerkers van het bestuursbureau voor de goede ondersteuning.

Den Haag, 3 april 2025

Namens het verantwoordingsorgaan,
mr. J. Nobel, voorzitter