8. Communicatie

Begin van het jaar ontvingen alle belanghebbenden informatie over de pensioenregeling 2025. Daarnaast werden jaarlijks alle communicatie-uitingen, waaronder wettelijk verplichte brieven, geactualiseerd op basis van de nieuwe parameters. Ook werd begin 2025 de specificatie eerste betaling 2025, jaaropgave en toelichtingen verzonden. Hiermee geven we inzicht in de eigen situatie. Uiteraard werden dit jaar ook de verplichte Uniforme Pensioenoverzichten (UPO’s) verzonden aan alle betrokkenen. Ook hebben we, voor zover van toepassing, voldaan aan wettelijke rapportageverplichtingen met betrekking tot de uitvoering van het ESG-beleid, Europese wetgeving en het IMVB-convenant. 

In november werd daarnaast het verplichte Communicatieplan Wtp opgeleverd. Dit communicatieplan is onderdeel van het implementatieplan en laat zien hoe we deelnemers, arbeidsongeschikten, ex-deelnemers, pensioengerechtigden en ex-partners meenemen in de overgang naar de nieuwe regels voor pensioen.

Wij hebben als ambitie om actief in gesprek te gaan met stakeholders en informatie over pensioenen en het fonds te geven en een dialoog te voeren. Het gehele jaar door organiseerden wij bijeenkomsten, zogenaamde ‘roadshows’ op notariskantoren. Aan de orde kwamen ook de huidige pensioenregeling en de komst van de nieuwe regels voor pensioen. Wij waren daarnaast ook aanwezig op een aantal regionale ring-vergaderingen van notarissen en kandidaat-notarissen van de KNB.

De middelen die werden ingezet zijn voornamelijk brieven en mails, de website, onze LinkedIn-pagina, nieuwsbrieven, (online) bijeenkomsten en telefonisch contact via de Pensioendesk. Er zijn meerdere digitale nieuwsbrieven met actuele informatie verzonden aan (ex-)deelnemers, pensioengerechtigden, werkgevers en administratiekantoren. Er zijn fysieke bijeenkomsten aangeboden, waar ook terugkijkmogelijkheden via filmopnames voor werden ingezet. Daarnaast zijn campagnes gevoerd bijvoorbeeld voor het vergroten van de digitale bereikbaarheid van deelnemers en het vergroten van pensioeninzicht bij de deelnemers van 55 jaar en ouder. Ook werd er een campagne ingezet om nieuwe medewerkers in het notariaat te activeren om zich in hun pensioen te verdiepen. Last but nog least is er een campagne over het partnerpensioen uitgerold, om (ex-)deelnemers daar extra over te informeren. Er is ook dit jaar weer, naast het jaarverslag, een MVB-jaarverslag uitgebracht waarin wij toelichting geven op hoe wij ons beleid rondom Maatschappelijk Verantwoord Beleggen hebben uitgevoerd en tot welke resultaten dit heeft geleid. En verder zijn er verkiezingen gehouden voor drie nieuwe leden van het verantwoordingsorgaan.

Voor werkgevers werd een campagne uitgerold om werknemers die bijna met pensioen gaan te kunnen ondersteunen. Onderdeel van de campagne is een checklist die een werkgever kan gebruiken om zorgvuldig alle stappen met een werknemer door te lopen. Het fonds helpt zo de werkgevers om hun medewerkers te helpen. Dit vergroot het vertrouwen van werkgevers in het fonds. Een belangrijk thema in communicatie is de komst van de nieuwe regels voor pensioen. Wij namen dit onderwerp mee in onze communicaties, naast een themapagina op de website.

In het tweede kwartaal ontstond een vacature voor bestuurslid namens de pensioengerechtigden. Hiervoor zijn verkiezingen gehouden. De uitkomst is op de website en via nieuwsbrieven gedeeld.